Vacature: Maritiem Admin Support
SEAL Admin
Ben jij iemand die uitblinkt in nauwkeurigheid en graag verantwoordelijkheid neemt? Dan ben jij misschien de Maritiem Admin Support die wij zoeken! In deze rol staat het maritieme, administratieve luik centraal binnen onze liquid bulk activiteiten in de haven van Gent.
Taken en verantwoordelijkheden:
- Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten op de site, met focus op verwerking en controle van maritieme scheepsdocumenten, nominaties (voor- en na operatie), operatiedossiers van A-Z, facturatie-input en klachtenadministratie. Dit alles via het terminal managementsysteem.
- Je beheert nauwkeurig (douane)documenten, zoals T1 en T2, en verwerkt deze correct in de voorziene systemen en registers.
- Je bent het aanspreekpunt voor klanten, rederijen en agenten en onderhoudt dagelijks contact, zowel telefonisch als via mail.
- Je verzorgt het onthaal en de begeleiding van vrachtwagenchauffeurs, contractors en leveranciers, en zorgt voor een vlotte doorstroming en correcte doorverwijzing op de site.
- Je verzorgt de dagelijkse rapportering van terminalactiviteiten en volgt de voorraad op via het terminalmanagementsysteem.
- Je voert controles uit op cijfers, maakt berekeningen tussen verschillende eenheden (MT, Ltr15, enz.) en houdt het overzicht over de administratieve processen.
- Je denkt mee na over optimalisatie van processen en draagt actief bij aan continue verbetering.
Jouw profiel:
- Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen liquid terminals, olie- en chemicaliëndepots of olieterminals.
- Uitgebreide kennis van de maritieme sector en de werking binnen de liquid bulk-wereld is een must.
- Je kan vlot berekeningen uitvoeren tussen verschillende meeteenheden en hebt oog voor cijfermatige nauwkeurigheid.
- Je beschikt over een goede basiskennis Excel, Word en Outlook.
- Je werkt gestructureerd, nauwgezet en met oog voor detail en kwaliteit.
- Je communiceert vlot en professioneel, zowel intern als extern, en beheerst het Nederlands en Engels uitstekend. Daarnaast beschik je over een goede basiskennis Frans, zodat je ook met Franstalige contacten kan schakelen.
- Je denkt logisch en probleemoplossend, bent proactief en toont ownership.
- Ervaring met liquid stockbeheer in (petro)chemie en douanekenntis zijn mooie pluspunten.
- Ervaring op een terminal of als inspecteur of CS in (petro)chemie is een extra troef.
Ons aanbod:
- Een uitdagende functie binnen een dynamisch bedrijf, met een familiale en vlakke bedrijfscultuur waar initiatief, overleg en teamspirit aangemoedigd worden.
- Een bediendecontract van onbepaalde duur met een competitief salarispakket en aantrekkelijke extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering voor jou en je gezinsleden, groepsverzekering, maaltijdcheques).
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en opleiding.